Zasady prowadzenia KPiR

Księga Przychodów i Rozchodów to podstawowa ewidencja zdarzeń gospodarczych dla jednoosobowej działalności, spółek cywilnych, jawnych i partnerskich, jeśli ich właścicielami są osoby fizyczne, a ich dochody nie przekroczyły 2 mln euro w danym roku podatkowym w przeliczeniu według średniego kursu NBP. Jednak jest to również najprostsza forma prowadzenia księgowości dla małych firm albo też osób duchownych, które nie korzystają ze zryczałtowanego podatku dochodowego.

Co musi zawierać KPIR?

Ponieważ Księga Przychodów i Rozchodów to podstawowa ewidencja zdarzeń gospodarczych następujących w przedsiębiorstwie czy spółce musi zawierać wszystkich informacje o nich. Są to zarówno przychody firmy, jak i wydatki przedsiębiorstwa. Mogą to być przychody z tytułu sprzedaży towarów albo wykonywania usług. Koszty to między innymi pensje dla pracowników, opłaty za media czy zakup materiałów biurowych. Mówiąc w skrócie wszystkie udokumentowane zdarzenia, które mają wymiar materialny.

17 kolumn do rozpisania zdarzeń gospodarczych

Księga Przychodów i Rozchodów składa się z 17 kolumn. Ich dokładny opis znajduje się w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku i trzeba do tego rozporządzenia się dokładnie stosować. Jednak wypełnianie kolumn nie jest trudne, jeśli tylko dokładnie przeczytamy ich nazwy lub zrobimy sobie notatki na osobnej kartce z rozpisanymi przykładami. Taka ściąga przyda się zwłaszcza osobom początkującym.

W pierwszej kolumnie trzeba wpisać po prostu liczbę porządkową i ten sam numer nadajemy potem odpowiedniemu dokumentowi np. dowód zakupu za zakup biura. W kolumnie 2 przepisujemy z dokumentu datę nastąpienia zdarzenia. A w 3 kolumnie wpisujemy numer tego dokumentu np. numer faktury, albo też numer zestawienia faktur, jeśli tego dnia danych dokumentów było wiele. Z kolei w kolumnach 4 i 5 wpisuje się dane kontrahentów: nazwę firmy i adres. W następnej, 6 kolumnie wpisuje się rodzaj transakcji np. zakup biurka – koszt, a w kolumnie 7 dokładną kwotę. Najlepiej wszystkie te informacje przepisywać bezpośrednio z dokumentu, który w taki sposób opisujemy. W kolumnie 8 natomiast należy wpisać wszystkie inne przychody jakie uzyskuje firm. Nie wpisuje się tu np. przychodu ze sprzedaży. W tej kolumnie wpisuje się np. odszkodowania czy dotacje. Kolumna 9 to podsumowanie kolumn 7 i 8 gdzie wpisuje się sumę wpisanych tam kwot.

W kolumnie 10 wpisuje się zakup tzw. materiałów podstawowych, czyli materiałów jakich firma potrzebuje do prowadzenia swojej działalności podstawowej oraz zakup towarów handlowych, czyli takie które będą sprzedane w formie niezmienionej. Kolumna 11 to koszty do kolumny 10 np. koszty transportu. Z kolei w kolumnie 12 wpisuje się wydatki na pensje pracowników w kwocie brutto. A do kolumny 13 wpisuje się wszystkie pozostałe koszta, które wcześniej nie były ujęte np. czynsz za wynajem biura. Kolumna 14 to suma kolumn 12 i 13.

Zwykle kolumna 15 pozostaje pusta, ale można w nią wpisać koszty z lat poprzednich. Nowością od kwietnia 2016 roku jest kolumna 16, gdzie wpisuje się koszty na działalność badawczo rozwojową. W kolumnie 17 wpisuje się uwagi.

Prowadzeniem księgi przychodów i rozchodów możesz zająć się samodzielnie lub możesz zlecić to biurowi rachunkowemu – podatki.krakow.com.pl